สูตร Excel ค้นหาข้อมูลที่ซ้ํากัน

งานเข้าแล้ว เจ้านายบอกว่ารหัสสินค้าที่เราคีเข้าไปใน Excel ที่ส่งไปเมื่อเช้ามีการคีข้อมูลซ้ำกัน ให้ไปตรวจสอบว่ามีจุดไหนซ้ำกันบ้าง แก้ไข และให้ส่งกลับมาภายใน 30 นาที

" ทำไงดีข้อมูลที่คีเข้าไปตั้งหลายพันรายการ แค่ครึ่งชั่วโมงทำคนเดียว จะทำได้อย่างไร "

คุณเคยเจอเหตุการณ์นี้กันบ้างรึเปล่าค่ะ แล้วตอนนั้นคุณทำอย่างไรค่ะ

วันนี้ ขอเสนอ สูตร Excel ค้นหาข้อมูลซ้ำ เพื่อให้คุณสามารถรอดพ้นจากสถานการณ์ที่รีบเร่งและเฉียดฉิว นั้นค่ะ

สิ่งที่จะมาช่วยเราให้รอดพ้นวิกฤต นั้นก็คือเงื่อนไข " คำที่ซ้ำกัน " ใน " การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข " ที่ทาง Excel ได้เตรียมไว้ให้เราแล้วค่ะ

สามารถใช้ได้ทั้งใน Excel OneDrive และ Excel ในคอมพิวเตอร์ค่ะ

เพื่อไม่ให้เสียเวลา เรามาทำไปพร้อมๆกันนะค่ะ

เมื่อเข้ามาในไฟล์ที่เราคีข้อมูลไว้แล้ว ขั้นแรกเราก็เลือก กลุ่มข้อมูลที่เราต้องการหาข้อมูลที่ซ้ำกัน ในกรณีนี้เป็น รหัสสินค้า หรือ Code

ซึ่งวิธีการเลือกกลุ่มข้อมูลก็จะเหมื่อนกับการทำ กราฟแท่งในตาราง Excel OneDrive หรือ เปลี่ยนสีช่อง Excel อัตโนมัติ ตามเงื่อนไข บน Excel OneDrive ในบทก่อนหน้านี้

ซึ่งเราสามารถเลือกได้ทั้ง

• แบบช่วงข้อมูลที่เราต้องการ โดยการคลิ๊กซ้ายที่เซลล์เริ่มต้นแล้วกดค้างลากไปจนถึงเซลล์สุดท้ายที่เราต้องการ

• ทั้งคอลัมน์ โดยทำการคลิ๊กซ้ายที่หัวคอลัมน์ เช่นในตัวอย่างคลิ๊กที่คอลัมน์ B

เมื่อเลือกเซลล์ที่เราต้องการค้นหาข้อมูลซ้ำ เรียบร้อยแล้ว ก็เข้าไปเลือกที่หน้าแรก ซึ่งในหน้าแรกก็จะมีทั้งการจัดการไฟล์ การจัดการรูปแบบตัวอักษร และที่เราจะใช้ในการค้นหาข้อมูลซ้ำ ก็คือ   " การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข "

ขั้นต่อมาคือการเข้าไปใน " กฏการไฮไลต์เซลล์ " แล้วก็ทำการเลือก " คำที่ซ้ำกัน "

หลังจากที่ได้ทำการเลือกเรียบร้อยแล้ว จะมีกล่องข้อความขึ้นมา โดยเราต้องกำหนดเงื่อนไข และ รูปแบบของการแสดงผล

การกำหนดเงื่อนไขมีให้เราเลือกถึง 2 แบบคือ ซ้ำกัน และ ไม่ซ้ำกัน
โดยในกรณีนี้เราจะเลือกใช้  " ซ้ำกัน "

หลังจากนั้นเลือก รูปแบบของการแสดงผล ซึ่งรูปแบบที่กำหนดไว้ให้ ใน OneDrive Excel มีทั้งหมด 6 แบบ ให้เราเลือก แต่ถ้าเป็น Excel ในคอมพิวเตอร์ เราจะสามารถกำหนดรูปแบบที่เราต้องการนอกเหนือจาก 6 แบบนี้อีกด้วย

ในตัวอย่างนี้ขอเลือก " เติมสีแดงอ่อนด้วยข้อความสีแดงเข้ม " นะค่ะ

เมื่อเลือกเงื่อนไข และ รูปแบบของการแสดงผล เสร็จแล้วก็กด " OK " ได้เลยค่ะ

เพียงเท่านี้เราก็จะเห็นว่ามี Code ไหนซ้ำกันบ้าง นั้นก็คือ Code C-00424 นั้นเองค่ะ

เพียงเท่านี้เราสามารถ สูตร Excel ค้นหาข้อมูลที่ซ้ํากัน ก็ช่วยเราค้นหาได้หมด ทันเวลาแล้วค่า โชคดีนะค่ะ

** หลังจากนี้ก็สามารถใช้ ตัวกรองและการเรียงลำดับ ในตาราง Excel ใน OneDrive ในบทความก่อนหน้านี้ เพื่อทำการเรียงข้อมูล แล้วก็เลือกลบข้อมูลที่ซ้ำออกไปได้ค่ะ